Kennen Sie das?Laptop, fliegende Briefe, @-Symbol

  • Sie erhalten eine E-Mail, in der jemand erzählt, wer er ist, was er gerade macht, welche Initiative er begleitet usw. usf. und während sie lesen, fragen sie sich dauernd, wann kommt er denn jetzt zum Punkt? Was will er von mir?
  • Oder Sie schreiben selbst so eine E-Mail und packen viele Infos, Gedanken, Hintergründe, Beweggründe, Historien und weiteres Beiwerk in den Text. Und wundern sich, dass die angeschriebenen Personen eher zaghaft reagieren. Wenn überhaupt.

Solche E-Mails schicke ich manchmal an Angehörige, Freunde und Bekannte. Netterweise haben sie sich noch nicht beklagt. 

Was du nicht willst, das man dir tu...

Im Geschäftsleben kann es passieren, dass eine solche E-Mail Empfänger überfordert. Die Antwort wird erstmal zurückgestellt - und dann, möglicherweise Wochen später, ganz und gar vergessen.

Wie lassen sich E-Mails leserfreundlich gestalten, effizienter schreiben?

Dazu hat Mattan Griffel mit "How to get a busy person to respond to your email" eine schöne E-Mail-Etikette verfasst. Der Beitragstitel lässt sich mit "Wie Sie eine vielbeschäftigte Person dazu bringen, auf Ihre E-Mail zu antworten" übersetzen.

Griffels fünf wesentliche Tipps für E-Mails

  1. Fasse dich kurz
    Zwei bis drei Sätze sind schneller zu lesen als drei längere Absätze.
  2. Für Klarheit und bessere Lesbarkeit formatieren
    Als Faustregel etwa ein bis zwei Sätze pro Absatz.
  3. Klar mitteilen, was man vom Leser will
    Mattan formuliert es so: "Make it clear what you want me to do". Welche Aktion wird von den E-Mail-Empfängern gewünscht? Was sollen diese bestenfalls tun? Jemanden anrufen, einen Artikel lesen, an einer Veranstaltung teilnehmen? Das ist so wichtig, dass es schon in den ersten Sätzen stehen sollte.
  4. Konkrete angemessene Anfragen
    Es geht darum, den Aufwand für die Beantwortung einer E-Mail in Grenzen zu halten, vor allem, wenn es sich (zumindest bisher) um keine Geschäftsbeziehung handelt. Jede E-Mail bindet Zeit. Also sollten die Empfänger nicht erraten müssen, worum es geht. Und die Schreiber sollten möglichst konkrete Fragen stellen, die sich in zwei bis drei Minuten beantworten lassen.
  5. Zeigen, warum es sich für die Empfänger lohnt
    Dieser Punkt ist wichtig. Griffel hilft gerne Leuten, die etwas Besonderes gemacht haben oder gerade dabei sind etwas Besonderes zu schaffen. Oder wenn die Schreiber bei einem Start-up arbeiten, das er kennt, er schaut sich ihr Linked-in-Profil an. Für andere wiederum können andere Gründe wichtig sein: Netzwerke, der gute Zweck, spannende Technik... Es gibt viele Gründe, warum man anderen helfen würde. Jeder Mensch hat etwas, das ihn oder sie dazu besonders motiviert.

Ich finde, damit lässt sich schon viel anfangen, um niemanden mit Mails zu nerven.

5 Sätze pro E-Mail

Wem selbst diese Anleitung zuviele Punkte enthält, dem hilft vielleicht folgender Tipp von Leo Babauta (zenhabits.net):

  • Beschränken Sie sich beim Schreiben von E-Mails auf fünf Sätze. Generell.

Die Tipps passen wahrscheinlich auch zu Blogbeiträgen, Briefen, Telefonanrufen, Präsentationen, oder?

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